小学校教師の効率の良い書類整理術とは?

書類、どのように整理していますか?

私は片付けが苦手。
どこにあるか分からなくなってしまうことも多いです。

そんな私が教師になると、紙書類の多さに驚き、処理に悩みました。

教師の書類整理には、「クリアファイル」を使うことがおすすめです。
「クリアファイル」で整理整頓するようになってから、事務仕事が楽になりました。
必要な書類がすぐに手元に出せるようになったからです。

カウネット クリヤーホルダースタンダードA4 100枚【1thr】【1ten】
カウネット クリヤーホルダースタンダードA4 100枚【1thr】【1ten】

自分なりの整理整頓の方法を見つけるまで、私はたくさんの失敗してきました。

初任のときは、何が大切なものなのかも分からなかったので、項目別に全てファイルに保存。
すると、職員会議、学年会、校務文章、部活、研究、行事など、ファイル約20冊に・・・。

そのとき使っていたファイルがこれ→フラットファイルV樹脂製とじ具A4縦 15mmとじ 青 コクヨ[フ-V10B]
フラットファイルV樹脂製とじ具A4縦 15mmとじ 青 コクヨ[フ-V10B]

職員室の机の引き出しには入りきれなくなり、教室の机も引き出しはファイルだらけ
必要な書類は、あちこち探さなければ出てこない状態になってしまいました。

このファイルの問題点は、ファイルに時間がかかることです。
書類に穴を開けなければならないし、取り出しにも時間がかかる…。
今考えると信じられませんが、初任の1年間はこの保存方法で頑張りました

教師になって2年目、整理整頓が上手な先生を発見!
早速「どうやって書類の整理をしていますか?」と聞き、整理方法を伝授してもらいました。

小学校教師の書類の整理方法

①クリアファイルを使う

クリアファイル→カウネット クリヤーホルダースタンダードA4 100枚【1thr】【1ten】
カウネット クリヤーホルダースタンダードA4 100枚【1thr】【1ten】
項目別に書類を入れていきます。
表に「運動会」「研究」など直接マジックで書けます。(除光液で消すことが可能。)
インデックスシールを使い、項目を書いておくと、さらに探しやすいです。

インデックスシールインデックスシール 青・赤 M 192ピース
インデックスシール 青・赤 M 192ピース

「To do」というファイルを一つ作っておくのもおすすめです。
頼まれた仕事や期限が迫っている物を入れて、常に目に見えるところに置いておきます。
こうすれば、忘れてたり、期限に遅れたりすることがなくなります。

②終わったものは処分、大事な書類は学校保管のファイルへ

ベテランの先生は、「行事関係の書類は終わったら捨てる」とおっしゃっていました。
学校保存があれば、来年も困ることはないので、手元に置く必要はないそうです。

学校で保存した方がよい書類を作成した場合、次の担当が分かるように保存して、処分します。

③学期末、学年末に大量処分する。

毎年、毎年、同じことが繰り返されるのが学校です。
全てを取っておくと、書類に埋もれてしまいます。
学期末、学年末に、本当に必要な物以外は処分します。
私は、1年分でファイル1冊分だけ取っておくなど量を決めていました
学校を移動するときに、大量処分する先生も多いようです。

まとめ

書類の整理は難しいですよね。
捨てる勇気が出ずに、全てをPDFにして保存しようとしたこともあります。
しかし、結局使うのは、限られた書類だけです。

効率よく書類を整理して、楽に事務仕事を行うには、いらないものを処分して、必要な書類をすぐに出せるようにすることが大切ですね。

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